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Text File  |  1990-10-09  |  19KB  |  356 lines
  1.                            METZ Phones              October 9, 1990
  2.  
  3.   METZ Software                        Support       (206)-641-4525
  4.   P.O. Box 6042                        Sales         1-800-447-1712
  5.   Bellevue, Wa., 98008-0042, U.S.A.    International (206) 641-4525
  6.                                        Fax           (206) 644-6026
  7.  
  8.   GEnie: A.METZ    Compuserve: [73567,1637]
  9.  
  10.                              Overview
  11.  
  12.      METZ Phones is a personal/customer information manager for Microsoft
  13. Windows.  With Phones you can maintain lists of names, addresses, phone
  14. numbers, and notes.  If you have a Hayes compatible modem, Phones can
  15. automatically dial your phone.  Several print options are included as well.
  16.      We are currently developing online help documentation, and hope to
  17. make it available in the near future.
  18.  
  19.                         Non-registered users
  20.      This release is a demonstration version and as such is not to be
  21. sold.  Phones may only be distributed for free (or at cost) as the
  22. following group of files: PHONES.EXE, PHONES.DOC, PHONES.XLM, METZ.ORD,
  23. APPS.WRI.  These files may not be modified in any way.
  24.      Use for purposes other than evaluation requires payment of the
  25. registration fee.  Once you register and receive a license number you are
  26. automatically allowed to upgrade to future releases.  It is important
  27. that you register this application to help insure continued support and
  28. development.  Our intention is to provide useful, user-friendly
  29. applications at a low cost, and your support helps make that possible.
  30.      All available functionality is enabled in this version to provide
  31. you the ability to effectively evaluate this application.
  32.      Ordering information is included in the file METZ.ORD or available
  33. by contacting METZ Software.  All orders will receive a disk containing
  34. the latest versions of our products.
  35.  
  36.                             Using Phones
  37.      If you have trouble dialing a number, make sure that your configuration
  38. is correctly set.  Phone numbers are not validated and are assumed to be in
  39. a Hayes compatable format.  Please do not set the dialing prefix to
  40. ATDT or ATDP as this prefix is automatically set by Phones when dialing
  41. a number.  The dialing prefix is meant to allow you to issue Hayes
  42. commands prior to dialing such as speaker control, etc.  See your
  43. modem reference manual for the Hayes commands available.
  44.      The filesize of a phone list is limited to about 50-60K (check the
  45. dos filesize) which should be sufficient for average usage.  But, you
  46. can create as many separate Phones files as you want, and my find your
  47. phone lists more manageable this way.  For example, you could break
  48. your list into files alphabetically or categorically.
  49.  
  50.      We have tried to be as consistent with Microsoft Windows interface
  51. specifications as possible.  Please see the Microsoft Windows User's Guide
  52. for more information regarding the Windows interface.
  53.  
  54.      Your comments and suggestions are always welcome, and help make
  55. this application a better product.
  56.  
  57.      Information in this document is subject to change without notice
  58. and does not represent any commitment on the part of METZ Software.  No
  59. warranties of any kind are associated with this product.
  60.  
  61. Thank you for your support.
  62.  
  63.                         File Descriptions
  64.  
  65. PH.EXE or PHONES.ZIP - Archive file containing the following files:
  66. PHONES.EXE   -  The METZ Phones program.             (required)
  67. PHONES.DOC   -  This file.
  68. PHONES.XLM   -  Sample Excel macro for DDE Dialing.
  69. METZ.ORD     -  METZ Software order form.
  70. APPS.WRI     -  METZ Software application descriptions.
  71.  
  72.  
  73.         ------------ METZ Phones version history ------------------
  74.  
  75.                               Hints
  76. *  Place the name of your Phones file in your WIN.INI 'Load' line,
  77.    i.e.  load C:\WINDOWS\PHONES.PHO.  This will automatically icon Phones
  78.    with that file.  Plus, the file is not actually loaded by Phones
  79.    until the icon is opened, saving time and memory.
  80.  
  81.                           Version 3.44
  82. *  Version 3.43 had a bug which caused an error when saving a file
  83.    under Windows 3.0.  This has been fixed.
  84.  
  85.                           Version 3.43
  86. *  This version has some changes and options addressing the dialing
  87.    speed and modem compatibilities:
  88.    Phones now performs modem initialization the first time a number
  89.    is dialed.  Subsequent attempts to dial a number will skip the
  90.    initialization process.  Should Phones have trouble dialing
  91.    an number more than once, please add the following line to
  92.    your WIN.INI file:
  93.       [METZ Phones]  -- find this header
  94.       hayes=0        -- add this line
  95.    If you have a truly Hayes compatible modem, try adding the
  96.    following line to the Phones section of your WIN.INI file:
  97.       [METZ Phones]  -- find this header
  98.       hayes=1        -- add this line
  99.    Remove this line if Phones has trouble dialing or disconnecting.
  100. *  An obscure bug when printing single columns has been fixed.
  101.  
  102.                           Version 3.42
  103. *  The Dialing prefix was inadvertantly appended a second time when
  104.    dialing from the Dial screen.  A number that appeared as 9,555-5555
  105.    wound up being dialed as 9,9,555-5555.  This has been fixed and only
  106.    affects users of the dialing prefix.
  107.  
  108.                           Version 3.41
  109. *  The Control-User dialog was improperly handling the button selections
  110.    for the Double Click and Enter defaults.
  111.  
  112.                            Version 3.4
  113. *  You can now use the Enter key within the Address and Notes fields
  114.    in the various Phones dialog boxes.  Ctrl Enter works as well.
  115.    While the Common User Access specification defined CTRL ENTER as
  116.    the mechanism within which you are to add a newline to a multiline
  117.    field, it is not obvious or intuitive, because of this, we have
  118.    decided to support the enter key within these fields.
  119. *  Pulldown menus have been added to the following dialogs:
  120.       Add Entry
  121.       Modify Entry
  122.       Dial
  123.    The pulldown menu contains Undo and Clipboard functions.
  124. *  Phones now abbreviates it's title bar while iconic.  This should
  125.    improve the icon appearance under Windows 3.0.
  126. *  Phones will now detect if there is no dialtone when dialing.
  127. *  The Control-User dialog now allows you to specify the default
  128.    action to perform when you double click on an entry with the mouse.
  129. *  The Dial Pad now supports alpha-numeric phone numbers.
  130. *  If you make changes to a phone number on the Dialing dialog,
  131.    Phones will ask you if you want to save those changes when you
  132.    select exit.
  133. *  Phones did not work with some older or non-standard Hayes
  134.    compatible modems.  This version now should work on a wider
  135.    variety of Hayes "compatible" modems.  The performance of the
  136.    dialing process has been improved as well.
  137. *  An option to display various area codes and country codes has been
  138.    added to the File menu.  The values can be sorted numerically or
  139.    alphabetically.
  140. *  Printer Setup and Exit have been added to the File menu.
  141. *  The configuration dialog will ignore the preliminary modem command
  142.    if it is set to ATDT or ATDP as this is already automatically
  143.    generated by the dialing process.
  144. *  It was possible to encounter a system error using a large Phones
  145.    file (about 64K) under Windows 3.0.  Phones will now display
  146.    a message stating that the maximum number of entries has been
  147.    reached instead of failing.  One other system error problem was
  148.    fixed as well.
  149.  
  150.                            Version 3.31
  151. *  The Merge option was resizing Phones to the screen position of
  152.    the file being merged (if a Phones 3.3 file).  Merge now does
  153.    not affect the current screen position.
  154. *  The width of the main listbox has been made slightly narrower
  155.    when running under Windows 3.0 to prevent display of extranious
  156.    characters.
  157.  
  158.                             Version 3.3
  159. *  This version is compatible with Windows 2.x and 3.0.
  160. *  Phones now can dial a number via DDE.  A sample macro for Excel
  161.    is included (PHONES.XLM).  Be sure that you have configured your
  162.    modem with Phones.
  163.    When using Microsoft Excel, load PHONES.XLM, then, to dial a number,
  164.    select a cell in your spreadsheet which contains a phone number and
  165.    press CTRL+D (Control D).  Phones will then begin the process of
  166.    dialing the number.  A dialog box will appear asking you to pickup
  167.    the phone.  Press OK after the number has been dialed and your
  168.    phone is off hook.
  169. *  A preliminary modem command has been added to the Control Modem
  170.    dialog.  This field can be set to a modem command you wish to
  171.    have sent just before Phones dials a number.  For example, some
  172.    users need to turn the speaker on, so they would place ATM1 in
  173.    this field, and Phones will issue an ATM1 to the modem before
  174.    dialing.  Other possible uses would be for volume control.
  175.    See your modem reference manual for the command options and
  176.    syntax.  Note, only certain commands are useful for this option.
  177.    The ATDP or ATDT commands are automatically added to a
  178.    phone numbers when dialing, and are not intended to be placed
  179.    in this field.
  180.    Is there a need for a post dialing modem command option?
  181. *  Several modifications have been made to improve the dialing process
  182.    and modem compatibilities.
  183. *  Phones now saves it's screen position with each of your files.
  184.    After sizing or positioning Phones to your liking, select
  185.    Save to have Phones store the screen position with the current file
  186.    being used.
  187.    Previous versions of Phones saved only one position regardless of
  188.    the number of files in use.
  189. *  The size of the notes has been increased from 300 characters to a
  190.    maximum of 600.
  191. *  Phones will now dial phone numbers containing characters.  Each
  192.    character is translated to the corresponding number on a normal
  193.    phone dial pad before dialing.  (i.e.  555-SNOW will be dialed
  194.    as 555-7669)  The characters can be upper or lower case.
  195. *  A 'Print 4 Columns' button has been added to the Print dialog.
  196.    Selecting this button will cause Phones to print a condensed
  197.    4 column listing of each name and with the three phone numbers.
  198. *  DialPad has been added to the Dial Menu.  The Dial Pad is useful
  199.    for speed dialing temporary numbers.
  200. *  The Print dialog now lets you specify extra blank lines, this
  201.    is useful when you are formatting output for labels, or want
  202.    extra lines between each persons information.
  203. *  The Print dialog now has a selection for printing Notes.
  204. *  The Dial dialog now has Save and Cancel buttons.  Use Save to
  205.    save the information on the screen (some of the information is
  206.    changed automatically when you dial a number), and Cancel to
  207.    discard those changes.  While dialing a number, the Cancel button
  208.    will disconnect the modem, rather than cancelling the dialog.
  209.    If you make changes to any of the first three phone numbers, Phones
  210.    will ask if you want to save those changes as well when Save is
  211.    selected.  This is useful when you dial a number that has been
  212.    changed and you wish to update that information immediately.
  213. *  A 'Merge...' option has been added to the file menu. This option
  214.    allows you to combine data from another file with the currently
  215.    loaded file.
  216. *  A 'SideKick file...' option has been added to the file menu. This
  217.    option will create an output file that is compatible with the DOS
  218.    Sidekick application.
  219. *  When you select one of the buttons containing the letters of the
  220.    alphabet or press letters A thru Z, Phones will now scroll the first
  221.    selection found to the top of the listbox (if the selection was not
  222.    already visible).
  223. *  The Dial dialog will now dial a number when the focus is on a button
  224.    or phone number field and the enter key is pressed.
  225. *  The Dial dialog now has automated dialing.  Depending on your modem,
  226.    the busy signal will be detected or Phones will disconnect from the
  227.    modem after 10-160 seconds of ringing.  You can now pick up your phone
  228.    at any time before or during the dialing process.
  229. *  The dialog screens for add/update/delete of names have been resized
  230.    to fit on CGA screens.
  231. *  Phones will now parse a file containing comma separated values.
  232.    Use a file extension of .CSV so that Phones will know that the file
  233.    is of this type.  (This is also a convention used by Microsoft Excel.)
  234.    Records are terminated by a Carriage Return, and each comma causes
  235.    Phones to skip to the next field.  The address is broken up into 4
  236.    separate fields so that Phones can parse it correctly.
  237. Examples:
  238. name,home,work,other,address,address,address,address,notes,date,time,calls
  239. name,home,work,,address,address,address,,notes
  240.    Phones will also output a file of this format if the filename you
  241.    save to has an extension of ".CSV".  The output process replaces
  242.    existing comma's, line feeds, and carriage returns with spaces before
  243.    placing comma's between the fields.
  244. *  The dial dialog now displays the notes and allows you to update them
  245.    while you are making a call.
  246. *  The Paste option was not setting an internal modification flag which
  247.    in some instances would not ask if you wanted to save the changes to
  248.    your file.
  249.  
  250.                             Version 3.22
  251. *  Auto-Save now allows you to exit gracefully if the file is blank.
  252.  
  253.                             Version 3.21
  254. *  Print to a file was missing the linefeed when the phone number is
  255.    blank.
  256.  
  257.                             Version 3.2
  258. *  Versions 3.0 & 3.1 contain a minor bug where the time and number of
  259.    calls are not saved correctly.  That problem is now fixed.
  260. *  The Control/User selection now has an 'Auto-Save file' checkbox.
  261.    When this is checked, Phones will automatically save your file instead
  262.    of asking you if you want to save the changes.  Uncheck it when you
  263.    don't want to save changes.
  264. *  The Dial dialog has been modified so that the available phone numbers
  265.    appear in edit fields, and the buttons which dial the numbers appear
  266.    to their left.  This was done so that laptop users can remove an area
  267.    code before dialing a number when they are within that area code.
  268.    Changes made to the phone numbers on this screen are not saved.
  269. *  The phone numbers on the Dial dialog now appear with the dialing
  270.    prefix attached.
  271. *  If no filename is passed to Phones via the command line, Phones will
  272.    look for a file named "PHONES.PHO" in the current path and display
  273.    it if found.
  274. *  If you select 'use Find criteria' on the Print dialog, the Find
  275.    dialog will appear if not present.
  276.  
  277.                             Version 3.1
  278. *  A Print with find option allows you to print only names which meet
  279.    the current Find criteria.  You can place a keyword in the notes
  280.    and then use that keyword to print only those names.  This option is
  281.    part of the Print selection and requires that Find dialog be active
  282.    so that Print can obtain the current Find criteria.
  283. *  The clipboard is now supported.  You can transfer complete records
  284.    between instances of Phones, or paste the name and address into
  285.    another Windows application, such as Write.
  286. *  The clipboard can be used to move/copy values between edit fields in
  287.    dialog boxes.  Use Shift Delete to cut, Shift Insert to paste.
  288. *  Phones will now remember it's last position and size for it's first
  289.    instance, unless it is Zoomed or Iconed.  Subsequent instances use
  290.    the default position provided by Windows.
  291. *  Dialing prefix - several users requested this feature.  Useful when
  292.    you have a telephone line that always requires a prefix.  (i.e. '9,')
  293.    This value can be set via the Control - Modem pulldown.
  294. *  Several users have requested font support within Phones.  By printing
  295.    to a file and loading that file into your word processor, the font
  296.    possibilities are endless!
  297.  
  298.                            Version 3.0
  299. *  The file format has been changed so that more information can be
  300.    maintained with each entry.  Phones will automatically convert your
  301.    old file to this new format.  (When you save the file it will
  302.    assume the new format.)
  303. *  Each name may now have:
  304.    - Up to three phone numbers.
  305.    - Up to 300 characters of notes (including carriage returns).
  306. *  The date and time of the last call is now logged with each name.
  307. *  The address information is now in one single edit field.
  308. *  The address and notes fields allow carriage returns.
  309. *  The Find option allows two search strings.  You may specify that
  310.    both fields must be found in a record.  The entire record is searched,
  311.    including notes.
  312. *  Menu items which require a selection are greyed when no record is
  313.    selected.
  314. *  The Control menu now has a User selection.  You may specify the
  315.    titles to be used with each of the three phone numbers allowed,
  316.    and specify the default action for the enter key.
  317. *  When Dial is selected, a dialog box now appears.  Each phone number
  318.    available for the name is displayed as a pushbutton.  Simply select
  319.    the button containing the number you wish to dial.  You may enter
  320.    an optional number in the edit next to the 'Dial->' push button.
  321.    Press the 'Dial->' button to dial that number.
  322. *  A Status option has been added to the File menu.  Status will
  323.    display the number of entries you have in your current phone
  324.    list and the number of characters currently used.
  325. *  The print routine is fairly flexible, but your input regarding
  326.    desired output would be appreciated.  The notes are not printed
  327.    by this version.  Any suggestions on a format?
  328.  
  329.                            Version 2.2
  330. * We have added a licensing interface which will allow registered
  331.   users to obtain free updates.  Once you register and receive a
  332.   license number you are automatically allowed to upgrade to future
  333.   releases.  It is now important that you register this application
  334.   to help insure continued support and development.  Our intention is
  335.   to provide useful, user-friendly applications at a low cost, and your
  336.   support helps make that possible.
  337. * IMPORTANT NOTE FOR USERS WHO HAVE RECEIVED REGISTERED APPLICATIONS:
  338.   You may obtain a FREE license number by:
  339.   Sending a self-addressed stamped envelope to METZ Software, or
  340.   contacting Art Metz via Genie mail (A.METZ) or Compuserve mail
  341.   (73567,1637).
  342. * The Help menu has been set up to contain the following:
  343.   Licensing Info - information regarding the application license.
  344.   Enter License Number - method with which you enter a license number.
  345.   About - copyright info.
  346. * The Find option now is modeless.  That is, you can keep it active
  347.   while you are using Phones, which makes it easy to switch between
  348.   Find and normal activity.
  349. * The listbox now has a maximum width of the combined name and phone number.
  350. * The Page Setup menu item has been combined with the Print menu item.
  351.   You can now additionally specify the number of copies and/or reroute the
  352.   output to a file.  The output file can then be pulled into your word
  353.   processor where you can manipulate it (fonts, etc) into a customized
  354.   format.
  355.  
  356.